Nhiều người thường lầm tưởng rằng việc luôn nói “có” trước mọi yêu cầu ở văn phòng là biểu hiện duy nhất của sự nhiệt huyết và năng lực. Tuy nhiên, nếu không biết cách thiết lập ranh giới, bạn sẽ sớm nhận ra rằng quản lý thời gian tốt đến mấy cũng không thể cứu vãn một lịch trình bị quá tải bởi những việc không tên.
Ranh giới giữa một nhân viên tận tụy và một người “dễ dãi” vốn rất mong manh; khi bạn đánh mất khả năng ưu tiên công việc, Work-Life Balance sẽ chỉ còn là một khái niệm xa xỉ. Vì vậy, chìa khóa thực sự để đạt được sự cân bằng bền vững không chỉ nằm ở việc sắp xếp công việc, mà quan trọng hơn là kỹ năng từ chối khéo léo. Việc dám nói “không” đúng lúc chính là cách bạn bảo toàn năng lượng, bảo vệ quỹ thời gian cá nhân và đảm bảo rằng sự tập trung cao nhất luôn được dành cho những mục tiêu cốt lõi mang lại giá trị thực sự.
- Hiểu đúng về giá trị của lời từ chối hay việc dám nói “không”
F&F hiểu rằng nhiều bạn còn lo ngại việc nói “không” vì sợ bị đánh giá là “lười biếng”, “thiếu hòa đồng” hay đơn giản chỉ vì tính cả nể của bản thân. Trên thực tế, việc ôm đồm các công việc quá mức bản thân có thể đảm nhận sẽ dẫn đến tình trạng trễ deadline hoặc kết quả đầu ra kém chất lượng; tệ hơn là uy tín cá nhân và sự tin tưởng của đồng nghiệp dành cho bạn sẽ bị giảm sút nghiêm trọng.
Trong một số trường hợp thì việc nói “không” đúng lúc sẽ là lời khẳng định về trách nhiệm đối với những công việc hiện tại và để mình được ở trong trạng thái làm việc năng suất nhất.
Để giải quyết tình trạng này, trước hết chúng ta cần hiểu đúng về sự chuyên nghiệp trong môi trường công sở. Đó không phải là việc nói “có” với mọi yêu cầu, mà là biết rõ giới hạn của mình để đảm bảo mọi đầu việc bạn nhận đều được hoàn thành xuất sắc. Việc biết nói “không” đúng lúc chính là minh chứng cho một tư duy chiến lược và khả năng ưu tiên công việc ở mức độ cao.
Bên cạnh đó, hãy dành thời gian ngồi lại với chính mình để thẳng thắn đối diện với nỗi sợ bị đánh giá là “lười biếng” hay “thiếu hòa đồng”. Khi gạt bỏ được những áp lực vô hình đó để tập trung hoàn toàn vào kết quả cuối cùng, bạn mới thực sự thấu hiểu sâu sắc rằng bảo vệ thời gian, năng lượng và sự tập trung chính là bảo vệ những tài nguyên hữu hạn quý giá nhất. Bởi mỗi khi bạn nói “có” với một việc không quan trọng, bạn đang vô tình nói “không” với cảm xúc và cơ hội phát triển của chính bản thân mình.
- Các kỹ thuật nói “không” khéo léo áp dụng ở văn phòng
Từ chối là một nghệ thuật giao tiếp mà bạn có thể rèn luyện thông qua 1 số phương pháp và quy tắc sau:
- Quy tắc khoảng nghỉ:
Bạn có thể bắt đầu bằng việc hạn chế phản hồi ngay lập tức trước một yêu cầu phát sinh. Hãy dành ra tối thiểu 5 phút để kiểm tra lại lịch trình của bản thân và sắp xếp lại công việc. Việc này giúp bạn tránh đưa ra những lời đồng ý có tính bột phát và đồng thời đối phương cũng thấy được bạn đang cân nhắc yêu cầu của họ một cách nghiêm túc.
- Công thức từ chối tích cực mà vẫn đưa ra sự giúp đỡ về sau:
Cảm ơn + Lý do thực tế + Giải pháp thay thế.
Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã tin tưởng giao dự án này cho tôi. Hiện tại tôi đang tập trung hoàn thành báo cáo quý nên không thể hỗ trợ ngay được. Tôi có thể xem qua vào sáng thứ Hai tuần tới được không?”
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng công thức này khi hiện tại chưa thể giúp đỡ đồng nghiệp ngay nhưng vẫn muốn hỗ trợ họ trong tương lai. Công thức này thể hiện được thiện chí, không chỉ là một lời hứa suông hay là một lời từ chối thẳng thừng dễ gây mất lòng đồng nghiệp.
- Phương pháp “bánh sandwich”:
Với phương pháp này, bạn vẫn bắt đầu việc từ chối bằng cách bày tỏ sự cảm kích, sau đó lịch sự nói “không” và kết thúc cuộc trò chuyện bằng cách bày tỏ sự ủng hộ hoặc lời chúc tốt đẹp.
Ví dụ: “Tôi cảm ơn bạn đã nghĩ đến tôi về việc này, nhưng hiện tại tôi không thể giúp được. Tôi hy vọng bạn có thể tìm ra giải pháp và tôi tin rằng mọi việc sẽ tốt thôi!”
- Quản lý sự kỳ vọng bằng con số
Thay vì chỉ nói rằng mình đang bận không thể giúp, bạn có thể đưa ra dữ liệu cụ thể như thời gian deadline bạn đang cần giải quyết, khối lượng công việc hiện tại… để đối phương biết rằng bạn đang có sự ưu tiên rõ ràng cho công việc của mình.
- Duy trì ranh giới sau lời từ chối
Để lời từ chối của bạn có trọng lượng, bạn cần thiết lập ranh giới rõ ràng ngay từ đầu:
- Bạn có thể thông báo về trạng thái trên Slack, Teams hoặc các phần mềm làm việc của công ty đang dùng về khung giờ bạn tập trung làm việc hoặc thời gian nghỉ ngơi. Điều này giúp đồng nghiệp biết khi nào không nên làm phiền.
- Nếu bạn đã nói “không” với một việc thì không nên phá lệ (trừ trường hợp khẩn cấp thực sự). Sự nhất quán giúp mọi người xung quanh hiểu và tôn trọng quy tắc của bạn.
- Xây dựng văn hóa thấu hiểu bằng cách chủ động chia sẻ về phương pháp làm việc của mình với đội nhóm cũng là điều bạn cần làm. Khi mọi người hiểu rằng việc từ chối là để đảm bảo chất lượng công việc chung, họ sẽ đón nhận nó một cách tích cực hơn.
Tại F&F, chúng mình khuyến khích đội ngũ làm việc hiệu quả thay vì “ôm hết việc” và luôn cần tập trung vào những đầu việc thực sự tạo ra giá trị. Một lời từ chối khéo léo để bảo vệ chất lượng dự án luôn được trân trọng hơn sự đồng ý vội vàng. F&F cũng tôn trọng việc mỗi thành viên biết nghỉ ngơi đúng lúc và sẵn sàng cùng team điều chỉnh khối lượng công việc phù hợp khi cần. Chúng mình tin rằng nói “không” với những việc không tên chính là cách nói “có” với sự phát triển bền vững cùng công ty.
- Kết luận
Việc biết nói “không” sẽ không khiến các cánh cửa cơ hội đóng lại, ngược lại, đó có thể là cách bạn tạo ra không gian để nói “có” một cách trọn vẹn hơn với những điều thực sự quan trọng.
✨ Hãy nhớ rằng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống sẽ không tự nhiên mà có; nó được tạo ra từ những lựa chọn cần được ưu tiên mỗi ngày!
Tài liệu tham khảo:
Finy and Ferb | Đơn giản hóa tiếp thị nội dung 