“Em đặt mục tiêu sau 1 năm lên leader, liệu có khả thi không ạ? 

“Nếu em rèn luyện chuyên môn thật tốt, em có cơ hội làm manager không nhỉ? 

“Làm sếp là làm gì vậy ạ?”

“Lên cấp quản lý rồi thì ngon lành, chỉ có đi họp thôi, lương bổng khỏi phải lo đúng không chị?”

“Em được cất nhắc lên vị trí của sếp. Mà bình thường em vẫn không biết sếp đang làm gì?”

Không ít lần trong đời mình nhận được những câu hỏi như thế này. Mình có thể khẳng định trước một điều: Không có câu trả lời nào chính xác nhất cho tất cả những câu hỏi kể trên. 

Bởi vì mỗi người sẽ có trải nghiệm khác nhau, môi trường làm việc và lộ trình thăng tiến ở từng công ty cũng không giống nhau. Nhưng trong bài viết này, mình có thể chia sẻ với mọi người trải nghiệm của mình khi làm việc ở cấp quản lý. Từ đây, mọi người có thể hình dung rõ ràng hơn về những đầu việc mà người “sếp” phải thực hiện mỗi ngày. 

Disclaimer: Những trải nghiệm và kinh nghiệm của mình được rút ra từ những môi trường làm việc sau: 

• Startup 
• Agency
• Công ty đang scale-up 
• Môi trường có sự thay đổi liên tục, đòi hỏi tốc độ nhanh

Có thể nó sẽ liên quan hoặc không liên quan đến trải nghiệm của bạn. Nếu bạn có những góc nhìn mới mẻ hơn, hãy chia sẻ cùng F&F nha! 

1. Quản lý công việc & Hiệu suất làm việc của cả team 

Mỗi ngày, hai thứ đầu tiên mà mình phải check vào đầu giờ chính là: 

• Bảng Focus Board của team mình ở công ty 
• Jira Board của F&F 

Để mình có một cái nhìn toàn cảnh (overview) về công việc mà cả team đang thực hiện. Mình là người quản lý công việc của team, theo ngày/tuần/quý/tháng, ngắn hạn và dài hạn. Với từng giai đoạn, mình phải xác định được: 

• Team đã làm được gì trong một ngày – trong một tuần – trong một tháng – trong một quý – trong nửa năm và trong cả năm? Chất lượng công việc thế nào? Kết quả ra sao? 
• Hiện tại, team đang làm những công việc g? Các bạn dành ra bao nhiêu thời gian để làm? Các bạn có vấn đề gì không? Mình có thể làm gì để giúp các bạn khắc phục? 
• Mỗi team nhỏ, mỗi cá nhân đang làm việc như thế nào? Mình quan sát các bạn làm việc và thấy điều gì có thể tối ưu hơn nữa để nâng cao chất lượng công việc? Mình có thể làm gì để hỗ trợ các bạn? 
• Team còn gì phải làm sắp tới? Dự kiến deadline là bao giờ và team sẽ mất bao nhiêu thời gian để làm? 

Đây là những câu hỏi mà người quản lý PHẢI trả lời được ngay lập tức. Nếu có điểm nào chưa rõ, phải hỏi team ngay. Khi team khác hoặc khi cấp trên hỏi, sẽ thật kỳ lạ nếu như mình trả lời rằng: “Đợi em/mình check lại khi có ai đó hỏi đến.” Đối với mình, không thể nào tự gọi bản thân là nhà quản lý khi mình không thật sự biết team đang làm gì. 

2. Dẫn dắt team đạt KPI và đóng góp vào mục tiêu chung 

Sau khi đã có câu trả lời về những công việc team đã, đang và sẽ làm, mình tiếp tục đặt ra câu hỏi: 

• Team làm những công việc này để làm gì? 
• Những mục tiêu nào cả team cần phải đạt được? 
• Tất cả những công việc này có liên quan gì tới mục tiêu của cả bộ phận, cả công ty?
• Team mình đang đóng góp được gì cho bức tranh tổng thể? 

Việc xác định rõ mục tiêu và KPI của team là rất quan trọng. Chúng ta không thể miệt mài, bận rộn từ ngày này sang ngày khác, dành tất cả thì giờ và sức lực để làm việc qua ngày nhưng lại không biết những đầu việc đó để làm gì? Những công việc đó có ý nghĩa như thế nào? Giống như khi ta đi trong một khu rừng rậm, mò mẫm mà chẳng thấy lối ra. Hay là cảm giác ta đi trên một con đường mà tầm nhìn phía trước mờ mịt, cứ đi mải miết mà chẳng biết đang đi đến đâu?

Kế đó, sau khi xác định được “điểm đến”, mình sẽ lưu ý đến cách để dẫn dắt team đi được đến đó. Bằng cách nào thì … mình xin phép chia sẻ trong những bài viết cụ thể hơn nhé! 

3. Quản lý nhân sự, chịu trách nhiệm với nhân sự 

Từ khi làm việc ở cấp quản lý, ba từ “chịu trách nhiệm” đối với mình vốn dĩ đã quan trọng nay càng trở nên có sức nặng hơn. Mình phải chịu trách nhiệm cho: 

• Hiệu quả công việc của từng bạn
• Chất lượng công việc của từng bạn
• Sự phát triển của từng bạn
• Và phải luôn quan sát, để ý đến sự thay đổi về tâm lý, hành vi, phong cách làm việc của từng bạn.  

Bạn A làm sai, người đầu tiên bị chỉ trích là sếp của bạn ấy. Bạn B dậm chân tại chỗ, chẳng ai nói bạn B chậm, lời đầu tiên mọi người nói sẽ là sếp không có năng lực thúc đẩy bạn B. Bạn C bị downmood, thiếu động lực đi làm, burn out, ai cũng đặt câu hỏi: “Sếp làm gì để bạn C bị như thế?”. Bạn D thiếu tập trung, gây ảnh hưởng tới công việc, cấp trên hoặc đối tác phản ánh sẽ là cho cả team và người đầu tiên cần đứng ra nhận lỗi là người đứng đầu team ấy. Vì thế, nếu bạn được trao quyền làm sếp, hãy chuẩn bị tinh thần để nói lời “xin lỗi” thường xuyên như cơm bữa nhé! 

Mỗi bạn làm việc như thế nào, người làm sếp phải nắm một cách rõ ràng. Bạn nào có vấn đề ra sao, sếp cũng phải là người nhận biết đầu tiên. Thoạt nhìn, nhiều người nghĩ có vẻ giản đơn vì “không biết thì cứ hỏi”, hay là “làm không tốt thì quở trách”. Nhưng thực tế nào đâu dễ dàng! Mình phải quan sát nhất cử nhất động của các bạn, tập thói quen để ý, so sánh, đối chiếu để nhìn ra những khoảnh khắc các bạn sa sút trong công việc. Có những lúc mình cũng phải trả giá vì đã không sâu sát. Đó là khi những cuộc tranh cãi bùng nổ, và những cuộc chia tay không mấy êm đẹp với nhân sự mà mình đã hết lòng vun đắp, đào tạo. Không có kẻ đúng, người sai và mỗi câu chuyện là khác nhau. Nhưng thật tâm mình biết, nếu mình nhạy bén và tinh ý hơn, mình sẽ xác định được ngay khoảnh khắc nhân sự của mình đang có vấn đề. Từ đó, mình sẽ chủ động trao đổi và tìm ra giải pháp cùng các bạn. 

Để đảm bảo hoạt động quản lý, dẫn dắt được thực hiện hiệu quả, người làm sếp phải set up toàn bộ quy trình làm việc trong team. Liên tục quan sát, thử nghiệm, điều chỉnh và tối ưu để quy trình được cải tiến sao cho phù hợp nhất. Bên cạnh đó, người làm sếp cũng bảo đảm xây dựng lộ trình cho từng nhân viên để mỗi bạn được training, đào tạo đầy đủ. Ai cũng phát huy được thế mạnh, khắc phục điểm yếu. Ai cũng nắm rõ công việc mình phải làm, và làm sao để làm thật tốt công việc ấy. 

4. Đối nội, đối ngoại, đối trên, đối dưới, đối ngang, đối dọc, đối ngược, đối xuôi 

Chuyện trong nhà chưa yên, các sếp lại phải đứng giữa biết bao nhiêu mối quan hệ. Trong đó, thường gặp nhất là các sếp sẽ phải làm cầu nối giữa cấp trên và cấp dưới. Khi nói chuyện với cấp trên, cái sếp của bạn mong muốn thấy là kết quả. Khi nói chuyện với team, cái team bạn mong được nhận là quyền lợi. Khi nói chuyện với client, họ muốn mọi thứ phải kịp thời và chính xác. Khi về bàn bạc với đội nhóm, chỉ thấy mọi người đang kiệt sức và đuối vì chạy theo tiến độ không kịp. Đôi khi mình muốn đứng lên bảo vệ team, nhưng không thể “làm căng” với những đội khác vì còn phải giữ hoà khí, khi có việc cũng không quá khó khăn… Phải làm sao để cân bằng giữa các bên? 

Đối diện với câu hỏi này, mình cũng đang tìm câu trả lời mỗi ngày. Mình vẫn đang nỗ lực giữ thế cân bằng, nhưng có lúc mình cũng cảm thấy mệt mỏi và muốn buông xuôi. Những lúc như thế, mình lại nghĩ về lý do vì sao mình lại đứng ở vị trí này? Rồi mình cố gắng tập trung vào từng nhóm đối tượng, xem mỗi bên cần gì, có nhu cầu như thế nào và đang cần giải pháp gì để giải quyết vấn đề? Giống như những nút thắt chồng chéo, nhìn thì có vẻ rất rối ren, nhưng chỉ cần bạn thực sự tập trung và tìm ra mắt xích quan trọng, bạn sẽ “gỡ rối” từ từ và tìm ra cách để duy trì trạng thái cân bằng thôi! 

5. Sử dụng chuyên môn để xử lý vấn đề 

Không giống như nhiều người tưởng tượng, cứ xuất sắc về chuyên môn là “auto” làm sếp giỏi. Khi mình làm việc ở vị trí này, mình không sử dụng chuyên môn của mình quá nhiều như trước. Mình chỉ áp dụng những kinh nghiệm đã có để xử lý vấn đề mỗi khi team mình cần đến. Thường các vấn đề cũng không hề dễ dàng, mỗi lần xử lý xong một việc, dù kết quả ra sao, đó cũng là một trải nghiệm đáng nhớ! Mặc dù vậy, việc củng cố nền tảng kiến thức vẫn rất quan trọng nên các sếp hãy dành thời gian học hỏi, trau dồi và mài giũa kỹ năng thường xuyên nha. 

Đến một thời điểm trong đời, chúng ta sẽ phải trải nghiệm cột mốc “cờ đến tay ai thì người đó phất”. Đó là lúc chúng ta sẽ đứng trước quyết định: Dũng cảm bước lên đảm đương trách nhiệm của người thuyền trưởng, lèo lái con thuyền đưa team cập bến an toàn. Hay lùi lại phía sau âm thầm cống hiến, làm vượt kỳ vọng ở vị trí nhân viên, đồng hành cùng sếp chinh phục mọi thử thách. Lựa chọn nào cũng có sự đánh đổi, mong rằng bạn sẽ luôn vững tâm và hài lòng với quyết định của bản thân nhé!