Khi bỏ ra một khoản ngân sách không nhỏ để thuê agency, tâm lý chung của nhiều chủ doanh nghiệp là luôn muốn tối đa hóa quyền lợi. Các chủ doanh nghiệp thường tự hỏi rằng làm sao để “vắt kiệt” đội ngũ thuê ngoài cho “bõ đồng tiền bát gạo”?

Tuy nhiên, ranh giới giữa việc tối ưu hóa nguồn lực và việc ép buộc vô lý rất mong manh. “Vắt kiệt” sai cách dễ dẫn đến đứt gãy mối quan hệ, thậm chí có thể khiến thành phẩm cuối cùng trở nên hời hợt. Vậy làm sao để “vắt kiệt” Agency đúng nghĩa, tức là khai thác tối đa tiềm năng và hiệu suất của đối tác?

Hãy cùng F&F tìm hiểu ở bài viết này nhé!

1. Hiểu đúng về “vắt kiệt” trong mối quan hệ Agency – Client

Trước khi bắt tay vào dự án, doanh nghiệp cần phân biệt rạch ròi giữa hai khái niệm: “Lạm dụng” và “Tối ưu hóa” trong cách quản lý agency.

• Lạm dụng là khi bạn thay đổi yêu cầu liên tục mà không có định hướng rõ ràng, ép những deadline vô lý từ trên trời rơi xuống, hoặc cố tình o ép trả giá rẻ mạt nhưng lại đòi hỏi khối lượng công việc khổng lồ. Cách làm này chỉ tạo ra sự ức chế và những sản phẩm mang tính đối phó.
• Tối ưu hóa là khi bạn cung cấp cho agency đầy đủ thông tin, tạo động lực làm việc và duy trì một sự hợp tác minh bạch. Lúc này, “vắt kiệt” mang ý nghĩa tích cực, nghĩa là vắt kiệt những ý tưởng đột phá bằng cách tạo ra một môi trường lý tưởng để họ thăng hoa.

2. 4 Bước “vắt kiệt” năng lực của Agency

2.1. Input chất lượng thì output xuất sắc

Agency gồm những người hiểu truyền thông, nhưng rất tiếc là họ không có khả năng đọc tâm trí của bạn. Vậy nên khi hợp tác, doanh nghiệp cần cung cấp một bản brief cho agency thật rõ ràng, chi tiết và sát thực tế.

Một bản brief tốt để cả 2 bên làm việc hiệu quả với nhau không thể thiếu:

• Mục tiêu chiến dịch
• Target Audience (Chân dung khách hàng mục tiêu)
• Brand Voice (Giọng văn thương hiệu)
• Và quan trọng nhất là yếu tố sản phẩm của bạn giải quyết được cho khách hàng nổi bật trên thị triowngf

Dân gian có câu “có bột mới gột nên hồ”, thì khi áp dụng trong mối quan hệ Agency – Client, ta có input đầu vào càng chất lượng, output đầu ra sẽ càng xuất sắc.

2.2. Feedback như một người cộng sự

Cách bạn đưa ra phản hồi quyết định rất lớn đến chất lượng của lần chỉnh sửa tiếp theo. Thay vì nói những câu chung chung mang tính cảm tính như: “Tôi không thích, sửa đi”, “Nhìn nó cứ sao sao ấy”, “Nó chưa đủ wow”. Client hãy đóng vai trò là một người cộng sự để phản hồi cụ thể hơn.

Ví dụ như là “Phần này chưa đúng định vị thương hiệu vì màu sắc quá sặc sỡ”, hoặc “Thông điệp này có vẻ chưa chạm tới tệp khách hàng sinh viên vì từ ngữ hơi học thuật khó hiểu”.

Việc phản hồi rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp Agency đi đúng hướng, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên.

2.3. Hãy trao quyền cho Agency

Lý do bạn tìm đến agency là vì tính chuyên môn và góc nhìn mới mẻ của họ, đặc biệt là khi triển khai content marketing cho startup, nơi đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo cao độ.

Hãy chia sẻ mục tiêu cuối cùng bạn muốn đạt được và để họ tự do đề xuất cách làm. Việc can thiệp quá sâu, quản lý “từng chân tơ kẽ tóc” vào từng dấu câu, từng chi tiết nhỏ trong hình ảnh, dẫu cho không quá ảnh hưởng đến nội dung truyền đạt, sẽ chỉ làm thui chột sự sáng tạo của những người làm nghề. Bạn trả tiền cho người khác làm, hãy để họ làm chuyên môn của mình.

2.4. Đo lường bằng số liệu chứ đừng nhìn nhận bằng cảm tính

Để tối ưu chi phí agency, mọi thứ cần được đo lường minh bạch. Hai bên cần thống nhất các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI) ngay từ đầu.

“Vắt kiệt” hiệu quả là khi kết thúc chiến dịch, nhìn vào báo cáo, bạn thấy sự tăng trưởng thực tế qua lượt tiếp cận, lượt click, tỷ lệ chuyển đổi… chứ không phải chỉ là những lời hứa hẹn suông bằng cảm quan cá nhân.

3. Những “red flag” cần lưu ý nếu không muốn mối quan hệ Agency – Client tan vỡ 

Dù bạn có cố gắng tối ưu đến đâu, mối quan hệ hợp tác sẽ nhanh chóng đi vào ngõ cụt nếu xuất hiện những “red flag” sau từ:

• Giấu giếm thông tin, không cung cấp đầy đủ thông tin về nhược điểm sản phẩm, tình hình tài chính khiến Agency lập kế hoạch sai lệch.
• Bỏ mặc agency tự bơi bằng cách sau khi ký hợp đồng xong và phó mặc 100% cho agency tự xoay xở mà không có sự đồng hành, kiểm tra hay cập nhật tình hình thực tế từ phía công ty.
• Duyệt bài qua quá nhiều tầng lớp, ví dụ như đưa một nội dung qua CEO, Manager, rồi đến cả team Sales duyệt với những ý kiến trái chiều, mâu thuẫn nhau, khiến agency rơi vào vòng lặp chỉnh sửa vô tận.

4. Kết luận

Làm việc với agency không phải là một giao dịch mua bán đơn thuần; đó là một sự đầu tư cộng hưởng. Khi bạn “vắt kiệt” sự hỗ trợ, cung cấp thông tin minh bạch và đặt niềm tin từ phía mình, agency chắc chắn sẽ đáp lại bằng 200% chất xám, năng lượng và tâm huyết để mang về kết quả tốt nhất cho thương hiệu của bạn.

Tham khảo:

• 4 cách xây dựng mối quan hệ hiệu quả với Client, Lương Hạnh – MarketingAI, 3/11/2025
• Agency Là Gì? Agency Và Client Có Mối Quan Hệ Như Thế Nào?, BBMC, 2/8/2024